Gestione dei Flussi Informativi (Policy Whistleblowing)
Rif. Art. 6, co. 2-bis, Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231
Adeguamento al Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24
CAPITOLO I – Premesse e scopo ………………………………………………………………………………………………………..
CAPITOLO II – Flussi Informativi ………………………………………………………………………………………………………
2.1 Definizioni ………………………………………………………………………………………………………………………………………
2.2 Modalità di trasmissione e contenuto della Segnalazione ………………………………………………………………………….
2.3 Gestore della Segnalazione e Istruttoria ………………………………………………………………………………………………..
2.3.1 Ricezione della Segnalazione …………………………………………………………………………………………….
2.3.2 Esame preliminare della Segnalazione …………………………………………………………………………………
2.3.3 Accertamento ………………………………………………………………………………………………………………….
2.4 Tutele del Segnalante …………………………………………………………………………………………………………………………
2.4.1 Divieto di atti ritorsivi ………………………………………………………………………………………………………
2.4.2 Riservatezza dell’identità del Segnalante ……………………………………………………………………………..
2.4.3 Limitazioni di responsabilità ……………………………………………………………………………………………..
2.5 Norme comportamentali ……………………………………………………………………………………………………………………
CAPITOLO III – Flussi Informativi verso l’ODV …………………………………………………………………………………….
CAPITOLO I – Premesse e scopo
La normativa riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione è stata
rivista con la Direttiva 2019/1937, al fine di creare uno standard minimo per la protezione dei diritti dei
whistleblowers in tutti gli Stati Membri. L’Italia ha attuato la Direttiva cit. con il d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (di
seguito, il “Decreto”), modificando, peraltro, l’art. 6, comma 2-bis, d.lgs. 231/2001 e abrogando, inter alia, gli art.
6, commi 2-ter e-2 quater del decreto cit., oltre che l’art. 3, d.lgs. 179/2017.
Con l’adozione della presente Policy (di seguito, la “Whistleblowing Policy” o la “presente Policy”), la società
A.M.S. Group S.r.l. Unipersonale (di seguito la “Società”) ha inteso conformarsi alle suddette prescrizioni
normative, nonché agli indirizzi forniti al riguardo da ANAC, con delibera di detto ente in data 12 luglio 2023,
considerando, altresì, che la stessa ha adottato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs.
231/2001 (di seguito, “MOGC”).
Allo scopo di dare attuazione a quanto indicato nella novellata normativa la Società ha istituito un apposito
sistema di comunicazione nei confronti del Responsabile della Segnalazione.
Il presente documento ha l’obiettivo di regolamentare la gestione delle segnalazioni fatte al Responsabile della
Segnalazione ai sensi della normativa in materia di “whistleblowing” (D.Lgs. n. 24/23, “Attuazione della direttiva
(UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle
persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle
persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”) e descrivere le misure di protezione dei
soggetti tutelati dalla predetta normativa.
Il presente Protocolloregola, pertanto, nell’ambito dell’attività svolta dalla Società, il processo di invio, ricezione,
analisi e trattamento dei Flussi Informativi.
CAPITOLO II – Flussi Informativi
La Società è destinataria delle disposizioni contenute nel Decreto Whistleblowing, dal momento che, pur avendo
impiegato alla data del 31 dicembre 2022 una media inferiore a 50 lavoratori subordinati e pur non rientrando
nella casistica di cui alle parti I.B e II dell’Allegato al Decreto Whistleblowing, si è comunque dotata di un
modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.lgs. 231/01. La Società è pertanto tenuta ad
applicare uno specifico regime di obblighi e tutele che, inter alia, consenta a determinati soggetti di segnalare
eventuali condotte illecite rilevanti ai sensi del Dlgs. 231/01 e/o violazioni del Modello e/o Codice Etico,
unicamente attraverso un canale di segnalazione interno.
2.1 Definizioni
Di seguito vengono fornite alcune definizioni che consentono di familiarizzare con i macro-concetti inerenti ai
Flussi Informativi.
Segnalante
La persona fisica che comunica una Violazione appresa nell’ambito del
proprio contesto lavorativo. Rientrano in tale categoria: i lavoratori
dipendenti e autonomi, i liberi professionisti e consulenti, i lavoratori e
collaboratori che forniscono beni o servizi alla Società, i volontari, i
tirocinanti, i soci, le persone con funzione di direzione amministrazione e
controllo, le persone il cui rapporto di lavoro con la Società è terminato e i
candidati in vista di un’assunzione.
Segnalazione
Qualsiasi informazione riguardante una Violazione già commessa, una
Violazione in procinto di essere perpetrata (sulla base di fondati sospetti) o
condotte volte ad occultare tali Violazioni.
Segnalazione Circostanziata
Segnalazione in cui la descrizione della Violazione è resa con un grado di
dettaglio sufficiente per consentire al Gestore di verificare la fondatezza
della Segnalazione.
Segnalazione non Inerente
Segnalazione avente per oggetto questioni diverse dalle Violazioni (es.,
rimostranze di carattere personale, come vertenze di lavoro, conflitti
interpersonali tra colleghi, etc.).
Violazione
Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 e comportamenti
contrari ai principi e alle norme contenute nel Codice Etico e/o nel
Modello.
2.2 Modalità di trasmissione e contenuto della Segnalazione
Qualora un Destinatario venga a conoscenza di una Violazione, è incoraggiato a riferirla con tempestività,
ricorrendo esclusivamente a una delle seguenti modalità di comunicazione, che costituiscono il CANALE
INTERNO DI SEGNALAZIONE istituito dalla Società a tale scopo:
➢ in forma scritta: la Segnalazione potrà essere trasmessa a mezzo lettera raccomandata a un gestore
della segnalazione (“Gestore”), individuato nella persona dell’Avv. Stefano Rognini (C.F.
RGNSFN68R03F205J), con Studio in Padova (PD), Via San Crispino n. 82. Il Segnalante dovrà
inserire la Segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i propri dati identificativi (non è
ricompresa, infatti, nella normativa whistleblowing la segnalazione anonima. Invero, nel caso di ricezione
di segnalazioni anonime, anche alla luce delle indicazioni dell’ANAC, le stesse, qualora risultino
puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, possono essere equiparate
dall’impresa alle segnalazioni ordinarie e, in quanto tali, possono essere trattate in conformità ai
regolamenti interni, laddove eventualmente implementati) e nella seconda, l’oggetto della Segnalazione
e un recapito del segnalante (anche un indirizzo e-mail preferibilmente non nominativo); entrambe le
buste dovranno poi essere inserite in una terza busta che riporti, all’esterno, la dicitura “riservata al
Gestore della Segnalazione”.
In linea con quanto previsto dalle Linee Guida Anac e dalla Guida operativa per gli enti privati di
Confindustria, la Società ha quindi deciso di non ricorrere (almeno in fase di prima applicazione) a una
piattaforma on-line come canale interno scritto di Segnalazione, in ragione della propria struttura
aziendale;
➢ in forma orale: la Segnalazione potrà essere comunicata attraverso una linea telefonica non registrata
(o, ove implementato e in caso di assenza del Gestore delle Segnalazioni, con messaggio registrato su
apposita segreteria telefonica) e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il
Gestore della Segnalazione. Gli orari di reperibilità e il numero telefonico del Gestore delle
Segnalazioni saranno espressamente indicati nelle procedure inserite nel sito web aziendale.
La Segnalazione deve contenere, se applicabili al caso concreto, i seguenti elementi: (i) dati identificativi del
Segnalante, (i) descrizione dell’evento, con tutti i particolari di rilievo (ad esempio, tipo di comportamento, data e
luogo dell’accaduto, parti coinvolte); (ii) indicazione che confermi se il fatto è avvenuto, sta avvenendo o è
probabile che avvenga; (iii) indicazione del modo in cui il Segnalante è venuto a conoscenza del fatto/situazione;
(iv) esistenza di testimoni e, nel caso, loro nominativi; (v) se il Segnalante ha già segnalato il problema e, nel caso,
a quale funzione o responsabile; (vi) la specifica funzione o direzione nell’ambito della quale si è verificato il
comportamento sospetto; (vii) ulteriori informazioni ritenute rilevanti dal Segnalante.
2.3 Gestore della Segnalazione e Istruttoria
La gestione delle segnalazioni di cui ai precedenti articoli è affidata al Gestore della Segnalazione specificatamente
formato sulla materia. In linea con quanto previsto dalle Linee Guida ANAC, secondo le quali “nel settore privato,
la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in
considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta […]la
Società ha individuato un soggetto esterno, come Gestore delle Segnalazioni, nella persona dell’Avv. Stefano
Rognini del Foro di Padova.
Quest’ultimo, qualora la segnalazione assuma rilevanza ai fini del d.lgs 231/2001 o del MOGC, ha cura di fornire
all’Organismo di Vigilanza:
• immediata informativa della segnalazione affinché, nell’esercizio della sua attività di vigilanza, possa
condividere le proprie eventuali osservazioni e partecipare all’istruttoria o comunque seguirne l’andamento;
• un aggiornamento periodico sull’attività complessiva di gestione delle segnalazioni, anche non 231 o
MOGC, al fine di verificare il funzionamento del sistema di whistleblowing e proporre eventuali necessità di
miglioramento.
2.3.1 Ricezione della Segnalazione
Nel caso in cui il Segnalante utilizzi il canale di comunicazione in forma scritta (i.e., posta ordinaria), il Gestore
provvede ad archiviare la Segnalazione ricevuta in un apposito luogo protetto da adeguate misure fisiche di
sicurezza, informando entro 7 giorni il Segnalante dell’avvenuta ricezione della Segnalazione, salva l’impossibilità
di interagire con quest’ultimo (i.e., Segnalazione Anonima). In caso di utilizzo del canale in forma orale (i.e., linea
telefonica non registrata o incontro diretto), il Gestore provvede a redigere, rispettivamente, un resoconto
dettagliato del massaggio telefonico ricevuto, ovvero un verbale dell’incontro tenutosi, documenti che dovranno
essere in entrambi i casi controfirmati dal Segnalante.
Come sopra specificato (2.2), nel caso di segnalazioni anonime, anche alla luce delle indicazioni dell’ANAC, le
stesse, qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione, possono essere
equiparate dall’impresa alle segnalazioni ordinarie e, in quanto tali, possono essere trattate in conformità ai
regolamenti interni, laddove eventualmente implementati.
2.3.2 Esame preliminare della Segnalazione
Completata la fase relativa alla ricezione della Segnalazione, il Gestore condurrà un esame preliminaredella stessa
per valutare che sia:
A.Inerente: e, quindi, che il Segnalante sia uno dei soggetti legittimati a effettuare la Segnalazione ai sensi del
presente Protocollo e che l’oggetto della stessa riguardi una Violazione. Nel caso in cui la Segnalazione venga
valutata come non Inerente (es., rimostranze di carattere personale, vertenze di lavoro, conflitti
interpersonali tra colleghi, etc.), la stessa potrà essere gestita secondo le eventuali procedure già in
precedenza adottate dalla Società per tali violazioni, dandone comunicazione al Segnalante.
B.Circostanziata: e, quindi, che la Segnalazione contenga almeno (i) i dati identificatividel Segnalante (nome,
cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti; (ii) le
circostanze di tempo e di luogoin cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione (descrizione dei fatti
oggetto della Segnalazione, le notizie circostanziali; le modalità con cui si è venuti a conoscenza dei fatti
oggetto della Segnalazione); (iii) le generalitào altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui
attribuire i fatti segnalati.
Nel caso in cui la Segnalazione risulti non Inerente o non Circostanziata, il Gestore procederà alla sua
archiviazione, garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto di tale decisione
2.3.3 Accertamento
Completata la fase relativa all’esame preliminare della Segnalazione e alla sua ammissibilità e procedibilità, il
Gestore dovrà eseguire tutti gli accertamenti, le analisi e le valutazione necessarie per verificare la fondatezza o
meno dei fatti segnalati, acquisendo direttamente gli elementi informativi necessari attraverso l’analisi della
documentazione e/o delle informazioni ricevute, coinvolgendo altre funzioni aziendali o soggetti specializzati
esterni (cui dovranno essere estesi i doveri di riservatezza e confidenzialità previsti dal Decreto Whistleblowing)
oppure svolgendo audizione di soggetti interni/esterni all’apparato aziendale.
All’esito di questa fase di accertamento ed entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento della Segnalazione, il
Gestore dovrà comunicare al Segnalante, alternativamente:
➢ l’avvenuta archiviazionedella Segnalazione, motivandone le ragioni a supporto;
➢ l’avvenuto accertamento della fondatezza della Segnalazionee la sua trasmissione agli organi interni
competenti;
➢ l’attività svolta fino a quel momento e/o l’attività che intende svolgere, riservandosi di informarlo in merito
al successivo esito finaledell’istruttoria della Segnalazione.
L’intera istruttoria seguirà pertanto il seguente flusso logico:
2.4.Tutele del Segnalante
Il Segnalante è tutelato da un triplice sistema di protezioni, che si estrinseca:
➢ nel divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti;
➢ nell’obbligo di riservatezza della sua identità e delle informazioni trasmesse;
➢ nella limitazione della sua responsabilità per la diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.
Godono delle medesime tutele anche: (i) le persone fisiche che assistono il Segnalante nel processo di
segnalazione e che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo (c.d. facilitatori); (ii) le altre persone che
sono collegate al Segnalante che potrebbero subire ritorsioni nel contesto lavorativo, come i colleghi che abbiano
con la persona un rapporto abituale o ricorrente; (iii) persone del medesimo contesto lavorativo che siano legate
al Segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il 4° grado.
2.4.1 Divieto di atti ritorsivi
La Società assume tutte le cautele necessarie al fine di garantire i Segnalanti contro ogni e qualsivoglia forma di
ritorsione, discriminazione e/o penalizzazione, diretta o indiretta, per motivi collegati alla Segnalazione effettuata,
come per esempio: a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; b) la retrocessione di grado o la
mancata promozione; c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello
stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso
alla stessa; e) le note di merito negative o le referenze negative; f) l’adozione di misure disciplinari o di altra
sanzione, anche pecuniaria; g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; h) la discriminazione o
comunque il trattamento sfavorevole; i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un
contratto di lavoro a tempo indeterminato; l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di
lavoro a termine; m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media o i pregiudizi
economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; n) l’inserimento in
elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare
l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; o) la conclusione
anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; p) l’annullamento di una licenza o di un
permesso; q) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici. Gli atti ritorsivi eventualmente
subiti in violazione di tale divieto sono affetti da nullità. Chi, nella sua qualità di Segnalante, ritenga di aver subito
atti di ritorsione o discriminatori per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione effettuata,
dovrà segnalare l’abuso all’ODV e all’ANAC.
Tale regime di tutela si applica a condizione che (i) il Segnalante rientri tra le figure indicate nella relativa
definizione; (ii) che la Violazione segnalata rientri tra quelle indicate nella relativa definizione; (iii) che il
Segnalante, al momento della segnalazione, avesse “fondato motivo” di ritenere veritiere le informazioni; (iv) che
la Segnalazione sia effettuata secondo le procedure previste dai canali interni.
Il Segnalante perde la protezione: (i) qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la sua
responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la
denuncia all’autorità giudiziaria o contabile; (ii) in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa
grave. In entrambe le ipotesi al Segnalante verrà irrogata una sanzione disciplinare.
2.4.2 Riservatezza dell’identità del Segnalante
La Società assicura l’assoluta riservatezza e anonimato – se previsto – dell’identità del Segnalante (che non potrà
essere rivelata senza il suo consenso espresso, se non alle figure competenti e autorizzate dalla legge), nonché del
contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
Il Gestore tratterà ogni Segnalazione nel rispetto della normativa sulla Privacy e, in particolare, in conformità ai
seguenti principi: (i) trasparenza: ai possibili interessati verrà consegnata ex ante un’idonea informativa sul
trattamento dei dati personali; (ii) limitazione delle finalità: le Segnalazioni non possano essere utilizzate oltre
quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse; (iii) minimizzazione dei dati: i dati manifestamente non
utili alla trattazione di una specifica Segnalazione, verranno prontamente cancellati; (iv) limitazione della
conservazione: le Segnalazioni e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario alla loro
trattazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura.
2.4.3 Limitazioni di responsabilità
Il Segnalante non sarà chiamato a rispondere dei seguenti illeciti:
➢ rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio (art. 326 c.p.);
➢ rivelazione del segreto professionale (art. 622 c.p.);
➢ rivelazione dei segreti scientifici e industriali (art. 623 c.p.);
➢ violazione del dovere di fedeltà e di lealtà (art. 2105 c.c.);
➢ violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
➢ violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
➢ rivelazione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta.
Tale regime di tutela si applica a condizione che (i) al momento della rivelazione o della diffusione vi siano
fondati motivi per ritenere che le informazioni siano necessarie per svelare la Violazione oggetto di Segnalazione;
(ii) che la Violazione segnalata rientri tra quelle indicate nella relativa definizione; (iii) che il Segnalante, al
momento della segnalazione, avesse “fondato motivo” di ritenere veritiere le informazioni; (iv) che la
Segnalazione sia effettuata secondo le procedure previste dai canali interni.
La Società sanzionerà ogni comportamento contrario alle norme comportamentali di questo Paragrafo: i relativi
provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all’entità e alla gravità dei comportamenti accertati e potranno
giungere sino alla risoluzione del rapporto di lavoro.
2.5 Norme comportamentali
I Destinatari coinvolti a qualsiasi titolo nell’attività di segnalazione di cui al presente Protocollo sono tenuti ad
osservare le norme di condotta esposte nel Protocollo, le previsioni di legge esistenti in materia, con particolare
riferimento alla normativa vigente sulla Privacy, nonché le norme comportamentali richiamate nel Codice Etico.
Attività da fare
Attività da NON fare
✓ Segnalare ogni condotta illecita rilevante ai sensi
del D.lgs. 231/2001 o violazione del Modello e
del Codice etico;
✓ Utilizzare i canali interni di segnalazione
implementati dalla Società ai soli fini di cui al
presente Protocollo.
X Violare le misure di tutela del Segnalante.
X Trasmettere Segnalazioni non Inerenti, non
Circostanziate o infondate.
CAPITOLO III – Flussi Informativi verso l’ODV
Rimane invariato il canale di posta elettronico per le comunicazioni, periodiche e non periodiche, indirizzate
all’ODV, all’indirizzo: organismodivigilanza231@amsvita.com, già istituito dalla Società per la gestione dei flussi
informativi, indirizzo a cui ha accesso esclusivamente l’ODV.
A titolo meramente esplicativo, ma non esaustivo, le comunicazioni rivolte all’ODV possono avere ad oggetto:
– relazioni su visite ispettive da parte di funzionari pubblici;
– sintesi riepilogativa degli omaggi eccedenti il modico valore e dei loro beneficiari;
– cambiamenti relativi a deleghe in materia di salute e sicurezza; designazione di Dirigenti della sicurezza,
RSPP e Medico Competente;
– violazioni della normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro; Infortuni e “quasi” infortuni;
inosservanza delle disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro; Sanzioni disciplinari
comminate; eventuali rilievi emersi a seguito di verifiche e accertamenti da parte delle Autorità preposte;
modifiche soggettive all’interno del Sistema di Gestione della Sicurezza;
– variazioni che interessano il sistema informatico aziendale;
– copia dei report inerenti a controlli/sopralluoghi/ispezioni eseguiti sul sistema di gestione ambientale da
auditor interni e/o ispettori/Consulenti esterni;
– risultanze periodiche delle attività di audit;
– modifica della struttura organizzativa della Società o dello stato dei sistemi dei presidi interni;
– provvedimenti da cui si evinca lo svolgimento di indagini o di attività giudiziaria a carico della Società
e/o dei Destinatari per una delle fattispecie di illecito rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001.
Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing:
Avv. Stefano Rognini – Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing
Tel. 049 8258069
Disponibilità dal lunedì al venerdì dalle ore 10 00 alle 13 00 e dalle 15 00 alle 18 00
Fuori dai suddetti orari e in caso di assenza è attivo il servizio di segreteria telefonica.